ISO 17065
Er bestaan richtlijnen voor het beheer van keurmerken/certificatiesystemen. Voor product- en procescertificatiesystemen is de NEN ISO 17065 een richtlijn waarin belangrijke onderdelen voor een certificatiesysteem (waarop keurmerken zijn gebaseerd) zijn uitgewerkt. Geaccrediteerde keurmerken worden daaraan getoetst.
Voorbeeld van de procesinrichting voor de ontwikkeling en beheer van certificatiesystemen SMK (=Stichting Milieukeur) De uitgewerkte procesgang is gebaseerd op de richtlijnen van de internationaal erkende norm voor product- en procescertificatie EN 17065.
Figuur 2.4 - Schematische weergave van processtappen (taken) en betrokken partijen (actoren).
Proces van ontwikkeling en beheer van certificatieschema’s
Het startpunt van de ontwikkeling van een certificatieschema is de vraag naar een keurmerk vanuit een of meerdere schakels in de productieketen. Een haalbaarheidsonderzoek moet vervolgens uitwijzen of het haalbaar is om een certificatieschema te ontwikkelen. Dit hangt samen met de marktpotentie en fianciekel haalbaarheid (zijn er voldoende potentiële deelnemers en afnemers om de kosten voor de ontwikkeling, beheeren certificatie te dragen) en de technische haalbaarheid om een keurmerk te ontwikkelen (zijn er criteria te formuleren waarmee het keurmerk haalbaar en onderscheidend is). De keurmerkeigenaar besluit of een ontwikkeltraject wordt ingezet. De keurmerkeigenaar heeft een ‘besluitvormend orgaan’ ingesteld die over de inhoud van het traject en de uiteindelijke vaststelling van een certificatieschema besluit. In de procesinrichting van SMK is dat een College van Deskundigen. In een College van Deskundigen zijn belangenpartijen vertegenwoordigd maar worden besluiten genomen op basis van consensus. Alle uitkomsten van de stappen van het ontwikkeltraject worden steeds voorgelegd aan het College van Deskundigen.
Als er na het haalbaarheidsonderzoek een ‘go’ wordt gegeven wordt door het College van Deskundigen een begeleidingscommissie vastgesteld. Een begeleidingscommissie bestaat uit experts op de onderwerpen die in het certificatieschema opgenomen gaan worden. Aan de hand van het haalbaarheidsonderzoek, wettenschappelijke rapportages en kennis van de experts wordt besproken welke indicatoren gebruikt kunnen worden om invulling te geven aan bepaalde duurzaamheidsdoelstellingen. Ook wordt besproken welke normen ambitieus en haalbaar zijn. De mening(en) van de leden van de begeleidingscommissie vormen een advies over de eerste versie van de conceptcriteria voor het certificatieschema.
Aan de hand van het advies van de begeleidingscommissie stelt het College van Deskundigen een tweede concept versie van de criteria vast. Deze conceptversie wordt vervolgens in een openbare hoorzitting voorgelegd aan belangstellenden. Tijdens een hoorzitting kunnen belangstellenden opmerkingen plaatsen en vragen stellen over het concept certificatieschema. Alle vragen en opmerkingen worden ter beantwoording aan het College van Deskundigen voorgelegd en kunnen leiden tot wijzigingen in de concept criteria.
Uiteindelijk stelt het College van Deskundigen de definitieve versie van het certificatieschema vast. De schemabeheerder kan vervolgens het certificatieschema publiceren, zodat deelnemers er gebruik van kunnen gaan maken.
Na de ontwikkelfase volgt een beheerfase. Hierover staat meer in paragraaf 'Wie besluit bij afwijkingen en interpretaties' en 'Herzieningen'.
In dit interview wordt kort uitgelegd welke stappen nodig zijn om een criteriaset voor een keurmerk te ontwikkelen.
Organisatiestructuur
In hoofdstuk 3.1 is beschreven welke partijen er bij een keurmerk zijn betrokken. Voor de organisatiestructuur is het belangrijk om duidelijk te hebben vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Denk hierbij aan:
- Hoe de criteria tot stand komen.
- Hoe besluitvorming plaatsvindt bij ontwikkeling, tussentijds en bij herzieningen.
- Wie eigenaar is van het certificatiesysteem en het keurmerklogo.
- Hoe er wordt gehandeld als niet aan de criteria wordt voldaan.
- Welke sancties er plaatsvinden indien een deelnemer niet aan de criteria voldoet.
- Kunnen er uitzonderingen en tussentijdse besluiten worden vastgesteld. En hoe vindt dat procedureel plaats.
Schemabeheerders leggen hun procesgang vast in documenten en handboeken. Voorbeelden hiervan zijn:
- In statuten wordt vastgelegd welke verantwoordelijkheden de keurmerkeigenaar heeft.
- Een licentie overeenkomst wordt afgesloten tussen de schemabeheerder en certificatie instelling(en). Hierin staan afspraken over onder andere toepassingen van het keurmerklogo, kosten/afdrachten voor deelnemers en vakbekwaamheidseisen voor controleurs.
- In een procedure wordt vastgelegd hoe de ontwikkeling en het beheer van criteria plaatsvinden.
- In certificatievoorwaarden staat beschreven hoe iemand kan deelnemen, welke voorwaarden er aan certificatie worden gesteld en welke sancties gelden indien niet wordt voldaan.
Een voorbeeld van het vastleggen van de procesgang is het handboek van SMK.
Eigendom keurmerken
Eigenaarschap is noodzakelijk om eisen te kunnen stellen aan het gebruik van het keurmerk en daaraan gerelateerde communicatie. Naast eigendom is het ook belangrijk om merkrechten internationaal voor de relevante branches vast te leggen. Dit geldt ook voor relevante websitenamen.
Wie besluit bij afwijkingen en interpretaties
Na de ontwikkelfase van een certificatieschema volgt een beheerfase. In de praktijk komen er regelmatig vragen op. Dit kan gaan om specifieke situaties die niet zijn voorzien. Bijvoorbeeld als er eisen zijn gesteld aan de minimale ruimte van dierenverblijven. Zijn deze eisen ook geldig als er een veel groter of veel kleiner ras dieren wordt gehouden?
Of er doet zich een calamiteit voor: een omstandigheid waarop de certificaathouder geen invloed heeft. Bijvoorbeeld dat een bedrijf vanwege dierziekten niet bezocht kan worden door een auditor. In dit geval is het gewenst dat een besluit kan worden genomen over de betreffende situatie.
Bij goede keurmerken bestaat hiervoor een onafhankelijke commissie. Veelal is het ook de commissie die het certificatieschema met criteria en controlerichtlijnen heeft vastgesteld.
Herzieningen
Verduurzaming is een continu proces. Maatschappelijke vraagstukken veranderen en er zijn ontwikkelingen in de sector. Dit vraagt om periodieke herzieningen van een certificatieschema zodat deze blijft aansluiten bij de ontwikkelingen, maar ook vooruitstrevend blijft qua ambities. Voor een herziening kan in principe hetzelfde traject worden gevolgd als bij de ontwikkeling. Zo ontstaat een continue proces van verduurzaming, zie onderstaand figuur.
Figuur 2.5 - Doorlopend traject voor herzieningen.
Discussievragen:
|
|---|