Subthema 4: De inhoud van het aanbod

De samenwerking aan een bredere meerwaarde van groen vraagt om meer integrale bestekken. Dat betekent: bestekken waarbij verschillende partijen betrokken zijn. Nu hebben verschillende diensten bij een gemeente baat bij het onderhoud en beheer van de openbare groene ruimte, maar liggen de kosten bij de afdeling Groenbeheer of bij Stadsbeheer. Je kunt als hovenier echter ook van andere diensten een opdracht krijgen als je groen inricht ten behoeve van klimaatadaptatie of naar wens van omwonenden. Zo’n project kan bijdragen aan het gevoel van eigenaarschap van bewoners en groenmedewerkers samen, vooral als je samen in het groen werkt. Je kunt ook mensen uit de wijk in werk- en leertrajecten inzetten met je project. Deze zaken kun je allemaal in zo’n integraal bestek opnemen, net als het afhandelen van klachten over zwerfvuil. Het gaat dan om meer dan alleen groenonderhoud dat een bepaald beeld oplevert. Het gaat om een betere leefomgeving in brede zin: sociaal en fysiek. Zie hiervoor ook 3.2.

Het traditionele onderhoudscontract van een gemeente
Bij een traditioneel onderhoudscontract van de gemeente heb je als hovenier/groenvoorziener geen of nauwelijks contact met de bewoners in de wijk. Je hebt er bij een traditioneel contract geen belang bij om dit contact op te zoeken. De traditionele contracten zijn aangenomen op basis van beeldkwaliteitsafspraken. Als hovenier behaal je het beste financiële rendement als je deze kwaliteit realiseert met zo min mogelijk inzet aan uren en dus kosten. Liever minder, dan meer. Overleg en afstemming met bewoners en gemeente kost tijd, en dat begroot je niet in een traditioneel contract. Aan de andere kant is er de rol van de gemeente als opdrachtgever. De opdrachtgever richt zich op het controleren of de contractuele afspraken worden nageleefd en indien nodig op het sanctioneren (straffen). Dit is logisch omdat je als hovenier in deze contracten verdient door met zo min mogelijk werk alleen het groen te onderhouden. Dit kun je een reactief samenwerkingsmodel model noemen. Gemeente en hovenier trekken niet samen op, maar reageren op elkaar.

In een samenwerkingsmodel werken partijen aan betrokkenheid tussen de partijen onderling en bij de groene ruimte. Samen komen bijvoorbeeld de hovenier en gemeentelijke diensten tot een veel grotere meerwaarde. We kunnen dit de integrale kwaliteit van de groene ruimte noemen. De hovenier en opdrachtgever kunnen samen belangen dragen en delen. Bij een integrale aanpak wil je ook een fundamentele verandering teweegbrengen in de betrokkenheid en participatie van de buurt bij hun openbare omgeving en de grote thema’s: klimaat, sociale cohesie, gezondheid, biodiversiteit. Daarvoor moeten alle partijen (opdrachtgevers, groenbedrijf en buurtbewoners) samen het groenbeheer op een andere manier benaderen. Het gaat, naast het groene vakmanschap, om het proces van overleg, meerwaarde creëren en afstemmen met elkaar.

Zo’n samenwerking vraagt dat je in je projectvoorstel niet alleen het groen zo helder mogelijk beschrijft, maar ook de rol van de partijen en de aard van het proces. Beschrijf wie wat doet, en wat de voordelen voor de verschillende partijen zijn. Zie ook 1.4, waar je las over de thema’s per dienst van de gemeente, en 2.2, waarin je kon lezen over de uitdagingen die je op kunt pakken bij woningcorporaties.

Open

Van traditioneel naar meer integraal.

Het is niet vanzelfsprekend dat je als hovenier Nieuwe Stijl in moet gaan op de grote aanbestedingscontracten. Het gaat bij groenbeheer Nieuwe Stijl om maatwerk in nauw overleg met de partijen: niet alleen de verschillende diensten maar ook buurtbewoners, een waterschap, et cetera. Een mogelijkheid is om een deelgebied uit een bestaande grootschalige aanbesteding te halen, of door de aannemer te laten onderaanbesteden aan de hovenier groenbeheer Nieuwe Stijl.

In je contract ga je in op:

• organisatie en samenwerking

• de fasering van je project. Waar begin je en hoe vordert je project in de tijd en in de ruimte van wijk of stadsdeel?

• de inzet in uren en de omschrijving van de soort inzet. Je beschrijft dus niet alleen de schoffelaars en maaiers, maar ook de voormannen die het gesprek kunnen aangaan met mensen uit de wijk.

• de frequentie van de aanwezigheid en zichtbaarheid in de wijk. Begroot voldoende uren voor overleg. Met je opdrachtgever en de andere partijen zul je regelmatig in gesprek moeten. Je moet regelmatig nieuwe uitdagingen bespreken en aan verwachtingsmanagement doen door duidelijk te maken wat je van plan bent te gaan doen.

• voortgang en bijstelling. Als je niet meer met beeldbestekken werkt, is het nodig dat je met de gemeente en eventueel betrokken bewoners of andere partijen samen monitort en evalueert hoe het project vordert.

Je kunt je project in fases aanbieden, zodat de gemeente of andere partij na monitoring van voortgang kan beslissen tot vervolgstappen. Als je hebt waargemaakt wat je belooft, wordt het voor de andere partij mogelijk om dat vanuit vertrouwen te doen. Daarmee blijft het maatwerk en geen grootschalige aanbesteding.

In het project De Gaarde werden voor elke nieuw fase steeds een nieuwe deelofferte ingediend door het groenbedrijf. Er waren fases in de tijd, maar ook deelgebieden zoals de voortuinen en achtertuinen. Zo is apart voor de voortuinen een schetsontwerp en tekening gemaakt. De inbreng van de bewoners en het tuinteam was daarvoor de basis. Daarna werd voor de binnentuinen een schetsontwerp en tekening gemaakt. De opdrachtgever (bij dit project de woningcorporatie) bepaalt welk budget ervoor is en uit welk potje het komt.

Wanneer je werkt met bewoners en andere vrijwilligers, dan is het belangrijk om afspraken te maken over aansprakelijkheid en veiligheid. Wanneer hier geen afspraken over worden gemaakt, ligt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van bewoners en andere vrijwilligers bij jou als hovenier. In Afbeelding 5 zie je hoe een afspraak om de verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever te leggen, kan worden vastgelegd in een contract.

Onder Subthema 3 (`Vaardigheden en competenties voor een succesvolle samenwerking’) lees je hoe je, door samenwerking met gemeente en bewoners, groen bijvoorbeeld kunt laten bijdragen aan de beleidsdoelen van verschillende gemeentelijke afdelingen. Zorg dat je de sleutelwoorden van de afdelingen waaraan je direct of indirect offreert, dan ook in je aanbod terug laat komen. Benoem de doelrealisatie van de afdelingen waaraan je project kan bijdragen, het werk dat je uit handen kunt nemen.

Vermeld op welke wijze je gaat factureren (na een bepaalde stap of periode?). Zorg bij facturering voor een goede onderbouwing/beschrijving. De gemeente hanteert voor betaling haar eigen betalingsvoorwaarden. Zorg dat je die voorwaarden kent en erop ingaat in je aanbod. Bied zo nodig een duidelijk en acceptabel alternatief. Verwijs naar je bedrijfsvoorwaarden over veilig werken en verzekering van medewerkers en vrijwilligers, of voeg deze voorwaarden toe aan je offerte. Dan hoeft de andere partij zich geen zorgen te maken bij ongevallen en schade voor haar aansprakelijkheid.

Binnen de gemeentelijke wetgeving, of in goed onderling overleg, kun je met andere partijen bijdragen aan de groene ruimte. Het waterschap kan je een opdracht geven om in de wijk aan de slag te gaan en in privétuinen met bewoners stenen te vervangen door groen. Dan komt er meer water in de bodem bij veel regen. Als burgers samen met je project meewerken in de buitenruimte, wordt dit zichtbaar in de vorm van een buitenruimte waar de bewoners zelf voor kiezen (Werken loont!). Geef in je aanbod aan wat hierin de bijdrage van de hovenier zal zijn, en van de gemeentelijke afdelingen.

Waar kan de gemeente zaken loslaten en faciliterend zijn? De gemeente kan het minimale onderhoudsniveau aangeven en de voortgang monitoren, samen met de andere partijen. Benoem de voordelen van het ontzorgen in je aanbod.

Bij sociale processen is het moeilijk om resultaten te garanderen. De inspanningen of prestatie die je gaat leveren kun je wel in jouw aanbod vervatten en begroten. Gaandeweg de samenwerking zal het voor de gemeente makkelijker worden om in te schatten wat de samenwerking kan opleveren in termen van de grote thema’s waar groen aan kan bijdragen. Je gaat samen met de gemeente ervaring opdoen.

Tabel 1 Voorbeelden van prestatie-verplichtingen en resultaatverplichtingen

Open

De focus ligt op het proces in plaats van de fysieke oplevering.

Verder naar: