Subthema 1: Samenwerking met de gemeente
- Ineke Weppelman
Informatie in dit subthema is geschreven voor mbo en hbo. Verdiepende informatie kun je herkennen aan de voor de titel.
1.1. Het belang van een goede samenwerking met de gemeente
In een project kan buurtgroen integraal worden aangepakt. Dat betekent dat bij de aanpak verschillende partijen betrokken zijn. Daarbij is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met alle betrokken partijen, waaronder de gemeente [1]. De gemeente kan helpen in dit soort projecten. De gemeente is ook vaak de eigenaar de grond waarop gewerkt wordt. Wanneer er met de gemeente geen duidelijke afspraken zijn gemaakt, of wanneer de gemeente en jij als hovenier niet goed overleggen, kan dit nadelig werken voor het project. Ook als de gemeente het moeilijk vindt om het project ‘los’ te laten, kan dit het project moeilijker maken. Als je goed afstemt met wat er vanuit de gemeente speelt in de buurt, kan dat positief werken voor het project. Daarom is een goede relatie met de gemeente belangrijk.
Het moet duidelijk zijn wie welke taken heeft en hoe de financiën voor het project geregeld zijn. Ook is belangrijk wie waar verantwoordelijk voor is. Wat is jouw verantwoordelijkheid in het project? Bespreek dit soort zaken goed van tevoren en zet dit op papier. Vaak is er een contactpersoon bij de gemeente waarmee duidelijk overlegd moet worden. Ook tijdens het project als er belangrijke zaken opkomen, moet dat besproken kunnen worden. En als nieuwe stijl hovenier probeer je meerdere diensten te interesseren voor je project. Want groen kan goed zijn voor meerdere doelen.
1.2. De gemeente als organisatie
Wanneer je aan een buurtproject werkt, werk je niet alleen met je eigen collega’s. Je werkt ook met andere partijen, zoals gemeenten. Zo kun je mensen tegenkomen die niet met het werk meedoen, maar komen kijken, omdat ze met de organisatie van het project bezig zijn. Dit kunnen mensen zijn van een gemeente of een woningbouwvereniging. We leggen hier uit hoe een gemeente bij groene projecten betrokken is. Het is belangrijk om te weten welke rollen de gemeente heeft.
1.2.1 De drie basisrollen van de gemeente
Je kunt de gemeente in drie basisrollen tegenkomen:
De gemeente als grondeigenaar van de openbare ruimte
De gemeente als geldvoorziener
De gemeente als bestuurder en beleidsmaker
De gemeente als grondeigenaar
Vaak werk je tijdens een groenproject op een stuk grond dat eigendom is van de gemeente. De gemeente is uiteindelijk verantwoordelijk voor het onderhoud en voor de veiligheid op deze plek. Daarom moet de gemeente weten wat er met dit stukje grond gebeurt. Vaak zijn er voorwaarden gesteld door de gemeente over wat wel en niet mag. Daarom moet er samen met de gemeente besloten worden wat er gebeurt. Kom je iemand tegen van de gemeente terwijl je aan het werk bent, dan komt hij of zij waarschijnlijk even kijken hoe het gaat. De gemeente wil weten of alles goed gaat, of nog iets bespreken met jou of de buurtbewoners. Soms pikken bewoners een stuk grond van de gemeente in. Dat is niet de bedoeling. Er moet over gesproken worden wat mag en wat niet mag.
Ook is het voor de gemeente goed om te weten of er onderhoud nodig is of niet. Wat voor onderhoud is er nodig om de plek veilig te houden? Ze kunnen er binnen de organisatie van de gemeente voor zorgen dat de juiste onderhoudsploeg op de juiste momenten komt. Maar het kan ook zijn dat jij of je baas de opdracht van hen krijgt om voor een veilige groen plek te zorgen.
De gemeente als geldvoorziener
De gemeente int belastingen en beheert het gemeenschapsgeld. Ze raamt de kosten voor het groenonderhoud en betaalt (voor een groot deel) aanleg en onderhoud. De gemeente heeft dus een rol als geldvoorziener. Om deze reden maakt het voor de gemeente ook uit wat er met hun grond gebeurt. Stel dat een grasveldje wordt omgevormd tot een rozenperkje. Dan kost dat niet alleen geld om het aan te leggen, maar ook geld om het te onderhouden. Daarom is het belangrijk om hier afspraken over te maken. Het kan zijn dat er iemand van de gemeente langskomt om te kijken en de voortgang te bespreken. De gemeente controleert ook of het geld op een verantwoorde manier is besteed.
De gemeente als bestuur en beleidsmaker
Naast de rol als grondeigenaar en geldvoorziener, heeft de gemeente nog een rol. Die rol heeft ook te maken met je groenproject. Groen kan veel voor inwoners betekenen. De gemeente maakt het beleid voor het groen. Ze bedenkt hiervoor plannen, waarover de gemeenteraad uiteindelijk een besluit neemt.
1.2.2 De diensten en functies rondom groen
Elke gemeente is weer net iets anders georganiseerd. Daardoor heet niet elke afdeling en functie bij elke gemeente hetzelfde. Vaak kun je de belangrijkste personen voor je groenproject vinden binnen een overkoepelende dienst, zoals de Dienst Ruimte en Economie (of een vergelijkbare naam) of de Dienst Beheer. Als je samenwerkt met bewoners, vind je de belangrijkste personen vaak bij de Dienst Sociale Zaken. In Afbeelding 2 zie je deze rollen terug als verschillende diensten. Vooral het beleid wordt door meerdere diensten gemaakt.
Je ziet in Afbeelding 2 de Dienst Grondzaken. Die beheert de grond die de gemeente in eigendom heeft. De Dienst Financiën beheert het geld van de gemeente. Het geld dat ze betalen voor jouw project, gaat via de Dienst Financiën. De andere diensten zijn beleidsafdelingen die met de betekenis van groen te maken hebben.
Ambtenaren die werken binnen of met de verschillende diensten (zie Afbeelding 2) waar jij mee te maken kunt hebben zijn:
Directievoerder: dit zijn ambtenaren die letten op de budgetten en afspraken.
Toezichthouder: zij worden aangestuurd door directievoerders. Toezichthouders controleren afspraken in het terrein. Hen kun je tegenkomen wanneer je aan het werk bent in de buurt.
Groenbeheerder: de gemeente heeft vaak ook eigen groenbeheerders. Als groen nieuw wordt aangelegd is meestal het eerste jaar de Dienst Ruimte en Economie of Stadsontwikkeling er verantwoordelijk voor. Daarna wordt het gebied overdragen aan de Dienst Beheer die vanaf dan verantwoordelijk wordt voor het beheer en onderhoud. Het maakt dus uit of jouw project nieuw groen aanlegt, of bestaand groen beheert of onderhoudt.
Deze drie zijn de technische groenambtenaren. Je kunt ook een programmanager tegenkomen in de wijk.
Programmamanager: deze kan aangesteld worden wanneer een wijk wat meer aandacht nodig heeft. De programmamanager werkt met verschillende diensten tegelijk samen. Hij of zij is binnen de wijk actief. Jij als hovenier of groenwerker kunt de programmamanager in de buurt dus tegenkomen. De programmamanager kan ook een belangrijk aanspreekpunt zijn als je een opdracht van de gemeente wilt krijgen in een aandachtswijk.
Als nieuwe hovenier zul je het vaakst spreken met een directievoerder of toezichthouder van Ruimte en Economie of van Beheer (zie Afbeelding 2). Soms heb je ook te maken met een programmamanager.
1.2.3 De bestuurslagen
De ambtenaren worden aangestuurd door het bestuur van de gemeente. De gemeente wordt bestuurd door de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Wethouders (B&W). Je kunt dus ook een bestuurder tegenkomen die je groenproject of wijk bezoekt, zoals een gemeenteraadslid of een wethouder (Zie Afbeelding 3 en Afbeelding 4).
De gemeenteraad bestaat uit raadsleden, die iedere vier jaar worden gekozen door inwoners van de gemeente. Zij vertegenwoordigen de inwoners van de gemeenten. Als je 18 jaar of ouder bent, mag je op één van hen gaan stemmen. De raadsleden nemen beslissingen over plannen voor de gemeente. Denk hierbij bijvoorbeeld aan plannen voor de aanleg en het onderhoud van groen in de gemeente. Ook kiezen de raadsleden het dagelijks bestuur van de gemeente. Omdat raadsleden verkozen worden door inwoners van de gemeente, kunnen verkiezingen invloed hebben op keuzen die ze maken. Dat kan invloed hebben op jouw groenprojecten. Bewoners kunnen bij gemeenteraadsleden om ruggesteun vragen, wat een project kan helpen of juist dwarszitten.
Wethouders zijn samen met de Burgemeester het dagelijks bestuur van de gemeente (het College van Burgemeester en Wethouders). Zij zorgen met hulp van de gemeentesecretaris dat de plannen uitgevoerd worden door de ambtenaren. Er zijn verschillende wethouders voor verschillende thema’s. Zo is de wethouder voor Sociale Zaken vaak weer een ander dan voor Ruimte en Economie of voor Stadsontwikkeling. Voor groen, of voor klimaat kun je weer een andere wethouder hebben. Bewoners kunnen ook bij een Wethouder om steun vragen, wat een project kan helpen of juist dwarszitten.
In Afbeelding 3 zie je de opbouw in lagen en de relatie tussen de gemeenteraad, het dagelijks bestuur en de verschillende diensten. De gemeenteraad staat boven B&W en boven de ambtelijke diensten.
In Afbeelding 4 zie je de verschillende taken van de raadsleden en van het College van Burgemeester en Wethouders. Ook zie je hier de functies van ambtenaren binnen de verschillende diensten die direct te maken hebben met projecten en groen in het terrein.
Je kunt dus verschillende mensen van de gemeente tegenkomen als je in het terrein aan het werk bent. Zowel een wethouder, raadslid, toezichthouder, beleidsambtenaar als een groenbeheerder kunnen komen kijken. Ontwikkelingen binnen de buurt met betrekking tot het groen, kun je bespreken met de wethouder, een raadslid, beleidsambtenaar of programmamanager. Op kantoor van de gemeente kun je ook spreken met de directievoerder, deze stuurt de toezichthouder aan. Een ambtenaar of wethouder van Sociale Zaken hoort graag hoe het gaat met de bewoners en de mensen zonder werk. Kunnen die bewoners misschien meedoen met jouw project?
Als er iemand langskomt van de gemeente, dan kun je hem of haar vriendelijk en duidelijk te woord staan. Je kunt vertellen hoe het project gaat, hoe het gebied verandert. Je kunt ook vertellen over wat jij denkt dat er beter kan. Vind je dit moeilijk, dan kun je de persoon van de gemeente verwijzen naar iemand binnen jouw team die er meer van weet.
Voor een hovenier Nieuwe Stijl, gaat het om meer dan alleen groen vakmanschap. De grote thema’s die samen met het groene vakmanschap worden opgepakt, hebben elk hun eigen verantwoordelijke dienst, afdeling of team binnen een gemeente. Zie ook het Kennisthema De Nieuwe Rol van de Hovenier.
1.4.1 Klimaat
Je groenproject kan veel bijdragen aan een betere waterhuishouding door wateroverlast en droogte in een buurt te verminderen. Daarom sluit het aanleggen en onderhouden van groen goed aan bij beleid van bijvoorbeeld een dienst die over het Stedelijk Beheer gaat. Waarschijnlijk is er een afdeling of een team voor riolering, grondwater en gemalen. Voor dat team is het voorkomen van wateroverlast of droogte van groot belang. Praktische technische informatie over hoe groen kan bijdragen aan een klimaatbestendige openbare ruimte, kun je ook terugvinden in de Handleiding Levende Openbare Ruimte van de VHG en op de websites in de voetnoot [2].
Contact met de gemeentelijke afdeling over klimaat
Als je met de Dienst Stedelijk Beheer praat, heb je het over de thema’s die voor hen belangrijk zijn en gebruik je de woorden die daarbij horen. Sleutelwoorden voor het thema klimaat zijn het voorkomen van overstromingen en het bestrijden van droogte, het beperken van calamiteiten en onkosten. Met de juiste groeninrichting en het juiste onderhoud (zie bronnen ‘klimaatadaptatie en groen’ bij de ‘Verder lezen’ van dit thema) kun je het werk van de gemeenteambtenaren in rustig vaarwater houden. En de gemeenteraad en wethouders worden niet geconfronteerd met verwijten naar aanleiding van overstromende wijken of kwijnende beplanting bij droogte.
1.4.2 Gezondheid
Veel voordelen die bij een nieuwe stijl van groenbeheer naar voren kunnen komen, hebben te maken met gezondheid. Denk hierbij aan sociale contacten, gezond voedsel en beweging.
Sociale cohesie
Wanneer mensen in de buurt elkaar kennen, kunnen ze elkaar hulp vragen en ondersteunen. Ze kunnen elkaar leren kennen als ze het buiten in het groen prettig vinden en er vaak zijn. Dan kunnen ze elkaar tegenkomen, groeten, een praatje maken of zelfs samenwerken. Dit noemen we sociale samenhang of ‘cohesie’, en bewoners voelen zich daar doorgaans goed bij.
Uit de praktijk blijkt dat juist projecten waar bewoners betrokken bij blijven het grootste succes worden. Het is daarom ook belangrijk om bewoners betrokken te houden na realisatie van het groen (Aalbers et al. 2013). Zie ook andere bronnen ‘sociale cohesie’ in de ‘Verder lezen’ van dit thema.
Gezond voedsel
Bij gezond voedsel kun je denken aan het samen met bewoners opzetten en beheren van een moestuin. De moestuin kan ze groenten en fruit leveren voor weinig geld. Zo’n tuin kan mensen aan het denken zetten over wat gezond voedsel is. Het kan zelfs een gezonde levensstijl aanmoedigen. Je beweegt tijdens het werken in de moestuin. Dat is gezond. Een Amerikaanse studie laat zien dat volkstuinders een gezonder lichaamsgewicht hebben dan niet volkstuinders [3]. Daarnaast kan de tuin ook een aanleiding vormen voor bewoners om elkaars producten te leren kennen, te proeven en te delen. Een sociaal neveneffect, net als bij andere vormen van tuinieren, kan bestaan uit meer sociale contacten en minder stress [4].
Beweging
Naast sociale contacten en gezonder eten kan groen ook aanzetten tot meer beweging. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wandelen, fietsen of sporten in de buitenruimte, [5] maar ook aan tuinieren in de eigen tuin of in het openbaar groen [6].
Contact met de gemeentelijke afdeling over gezondheid
De thema’s sociale cohesie, gezond voedsel en beweging, sluiten aan bij de zaken waar een Dienst Sociale Zaken van een gemeente over gaat. Sluit je project aan op deze thema’s, dan kun je met de Dienst Sociale Zaken bespreken of er interesse is om je groenproject mee te financieren. Sleutelwoorden hierbij zijn de kwaliteit van het groen waar je aan bijdraagt. Maar ook het proces van samenwerking en wat het kan betekenen er voor de sociale samenhang in de buurt. En verder hoe het groen kan bijdragen aan de gezondheid van de buurtbewoners: aan het samenzijn, gezond voedsel, en bewegen.
Om een opdracht van de gemeente te krijgen als hovenier of groenvoorziener, moet je op veel zaken letten. De afdeling verantwoordelijk voor het groenbeheer valt onder een Dienst Openbare Ruimte of Dienst Stadsbeheer. Deze afdeling doet de aanbesteding in samenwerking met hun eigen of de gemeentebrede financiële dienst. Bij een aanbesteding zijn lage kosten van je project en meetbaarheid van de resultaten belangrijk. Maar bij groenbeheer Nieuwe Stijl wil je een project opzetten waarbij het niet gaat om lage kosten en meetbaarheid van het eindbeeld. Je wilt aandacht geven aan het werkproces en aan de betekenis van het groen voor klimaat, gezond voedsel, sociale samenhang of bewegen. Je zag in 2.2 dat andere diensten van de gemeente daar over gaan. Dan moet je dus ook met die diensten van de gemeente in gesprek. Want misschien willen die je project wel meebetalen.
In 1.2 zag je dat de gemeente een grote organisatie is met verschillende diensten of afdelingen die onderling vaak weinig samenwerken. Jij moet zelf de stap zetten om verschillende diensten of afdelingen te benaderen en aan te sluiten op hun doelen. De doelen van de afdelingen lees je in hun beleid. Hierdoor is er veel om rekening mee te houden. Denk ook aan hun planningen, standaarden en administratieve processen.
1.5.1 Beleid
Beleidsstukken en visies van een gemeente staan vaak openbaar of zijn opvraagbaar op de website van de gemeente. Zorg dat je aanbod of offerte aansluit op het gemeentelijk beleid over het groenbeheer en de openbare ruimte. Dan zul je het sneller eens zijn en zal de gemeente je aanbod makkelijker accepteren. Het helpt hierbij om belangrijke begrippen uit het beleid ook in jouw aanbod te gebruiken, op de manier zoals dat in het beleid wordt bedoeld. Vraag jezelf af of je aanbod helpt om de politieke doelen van de wethouder te realiseren. Helpt je aanbod om het beleid van de dienst te realiseren voor een aantrekkelijk bedrag? Of helpt het de wethouder en de dienst allebei, zodat de directie van de dienst of de afdeling er waardering voor krijgt? Dat geeft je project meer kans op financiering.
Je kunt hierover ook meer lezen in De Levende Openbare Ruimte [7]. Gevoel voor belangen en verhoudingen is belangrijk.
1.5.2 Planningen
Jij als hovenier hebt een planning, maar de gemeente heeft ook een eigen planning. Vaak is er een directievoerder binnen de gemeente die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het werk in de openbare ruimte. Hij of zij staat onder leiding van een projectleider en organiseert, stuurt toezichthouder aan en kijkt of alles volgens afspraak loopt. De directievoerder beslist vaak over meer- of minderwerk. Dit is ook vaak de persoon die vergaderingen voorzit met interne en externe bedrijven. Jouw bedrijf kan zo’n extern bedrijf zijn.
Als je goed contact wilt leggen en houden met de directievoerder, is het belangrijk om duidelijk te communiceren. Maak vooraf heldere afspraken en laat zien dat je betrouwbaar bent door de afspraken na te komen. Zo weet je allebei wat er moet gebeuren.
Heb je nog andere ideeën die je graag wilt meenemen in het project, en weet je niet of de directievoerder je daarbij kan helpen, dan kun je ook contact opnemen met de projectleider, die de directievoerder aanstuurt. Hij of zij is wellicht beter op de hoogte van de mogelijkheden om andere punten mee te nemen in het project.
1.5.3 Standaarden
Binnen een gemeente zijn over het algemeen overal standaarden voor vastgelegd. Zo zijn er ook standaarden voor het beheer van de openbare ruimte. Het is waardevol om deze standaarden te bekijken, en om te bepalen of jouw werk hieraan voldoet. Als je boven de standaarden kunt leveren, kan je meerwaarde bieden.
1.5.4 Administratieve processen
Binnen een gemeentelijke organisatie lopen er veel administratieve processen, zodat alles bijgehouden, gecontroleerd en teruggevonden kan worden. Ook de afdelingen waar je als hovenier contact mee krijgt, hebben hiermee te maken. Wanneer jij de werkprocessen en boekhoudkundige eisen van de administratie kent, kun je daarvan gebruik maken. Je kunt je aanbod dan zo schrijven dat het voor hen begrijpelijk is en past bij de boekhoudkundige eisen. Dat maakt het makkelijker en daarmee prettiger voor de administratie.
1.5.5 Gemeentelijke niveaus
In 1.2.3 zag je dat de gemeente is opgebouwd uit lagen. Het kan zijn dat jouw projectaanbod door meerdere lagen goedgekeurd moet worden. Uiteindelijk moet de aanvraag ook geaccordeerd worden door een teamleiding of directie, en misschien, bij grotere opdrachten, ook door de gemeenteraad of één of meerdere commissies.
Met deze lagen in de organisatie van de gemeente kun je ook rekening houden wanneer je contact legt voor je project. Gaat het om een groot project met politieke betekenis of grote impact, dan ga je naar de wethouder. Maar gaat het om een kleinschaliger klus in de wijk, dan ga je naar het afdelingshoofd. Je moet weten waarom je contact legt en waarom met welke personen. Een goed netwerk met contacten binnen de gemeente kan je helpen. Die contacten kunnen jou vertellen waar je aandacht aan moet besteden om een kansrijk projectvoorstel in te dienen. En kijk eens naar de beleidsstukken van de gemeenten die openbaar zijn.
Verder naar:
Bronnen
[1] Aalbers, C. B. E. M., Kamphorst, D. A., & Langers, F. (2018). Bedrijfs-en burgerinitiatieven in stedelijke natuur: Hun succesfactoren en knelpunten en hoe de lokale overheid ze kan helpen slagen (No. 118). Wettelijke Onderzoekstaken Natuur & Milieu.
[2] https://nl.urbangreenbluegrids.com/
https://klimaatadaptatienederland.nl/
[3] Zick et al. 2013, geref. in Dijkshoorn-Dekker & de Blaaij, 2015.
[4] Zie ook Dijkshoorn en de Blaaij 2009; Elands & Turnhout, 2009; Hassink, 2006.
[5] Remme, R. P., Frumkin, H., Guerry, A. D., King, A. C., Mandle, L., Sarabu, C., ... & Daily, G. C. (2021). An ecosystem service perspective on urban nature, physical activity, and health. Proceedings of the National Academy of Sciences, 118(22).
[6] Wageningen Environmental Research. (2021, 11 mei). Hoe de natuur de gezondheid van stadsbewoners een boost geeft. WUR. Geraadpleegd op 16 februari 2022, van https://www.wur.nl/nl/Onderzoek-Resultaten/Onderzoeksinstituten/Environmental-Research/show-wenr/Hoe-de-natuur-de-gezondheid-van-stadsbewoners-een-boost-geeft.htm
[7] VHG, De Levende Openbare Ruimte. Hoofdstuk Baten (p.253).